Politique de confidentialité

Version 1.7.2 en vigueur au 1er décembre 2026

La présente politique explique quelles données personnelles nous traitons lorsque vous utilisez Docuvoza, dans quel but, sur quelle base juridique, à qui elles sont communiquées et combien de temps nous les conservons. Elle se fonde sur le règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et, pour les personnes résidant en France, sur la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, dite « Informatique et Libertés ».

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données dans Docuvoza est :

Amikem Chemeza Herve, entreprise individuelle de droit allemand (Einzelunternehmen), nom commercial « Docuvoza »
Am Hinterfeld 39 A
84028 Landshut
Allemagne

E-mail : contact@docuvoza.com

Adressez vos questions sur la protection des données et vos demandes d'exercice de droits à privacy@docuvoza.com ou par courrier à l'adresse ci-dessus.

2. Délégué à la protection des données

Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données, car nous n'y sommes pas tenus : moins de 20 personnes traitent chez nous en permanence des données personnelles de manière automatisée (article 38, paragraphe 1, de la loi fédérale allemande sur la protection des données, BDSG) ; notre activité de base ne consiste ni en un suivi régulier et systématique à grande échelle des personnes, ni en un traitement à grande échelle de catégories particulières de données (article 37, paragraphe 1, du RGPD) ; et nous ne réalisons aucun traitement exigeant une analyse d'impact.

3. L'essentiel

• Docuvoza est actuellement gratuit. Il n'existe ni compte ni paiement.
• De nombreux outils fonctionnent entièrement dans votre navigateur. Votre fichier ne nous est alors pas transmis.
• Certains outils ont besoin d'un serveur. Le fichier est alors transmis à des serveurs situés dans l'UE et supprimé au plus tard 60 minutes après son envoi.
• Pour le quota gratuit et la protection contre les abus, nous déposons un cookie strictement nécessaire (dv_anon) dès que vous utilisez un outil serveur ou une fonction d'IA. Nous ne déposons aucun cookie de suivi ou publicitaire.
• Les fonctions d'IA sont facultatives. Elles sont exploitées par notre fournisseur d'IA (centres de données dans l'UE).
• La saisie vocale (« Parler ») est facultative. Le microphone n'enregistre que si vous appuyez sur le bouton et l'autorisez dans votre navigateur. Nous ne conservons pas votre enregistrement.
• Si vous vous inscrivez via « Être informé du lancement », nous traitons votre adresse e-mail et quelques informations sur votre activité avec votre consentement, uniquement chez notre prestataire d'envoi d'e-mails et de SMS (UE).
• Nous ne vendons aucune donnée et n'analysons pas le contenu de vos documents.

4. Consultation du site et journaux des serveurs

Finalité : lorsque vous consultez Docuvoza, votre navigateur doit transmettre des données à nos serveurs pour que les pages puissent s'afficher. Nous journalisons les accès afin de détecter les erreurs, d'assurer la stabilité du service et de repérer et repousser les attaques.

Données : adresse IP, date et heure, adresse consultée, code de statut, volume de données transférées, navigateur et système d'exploitation (user agent), messages d'erreur techniques. Pour les opérations, notre application ne journalise que des informations techniques (numéro d'opération, outil, durée, erreurs). Le contenu et le nom de vos fichiers, les mots de passe et les adresses e-mail saisies dans le formulaire « Être informé du lancement » ne figurent pas dans les journaux.

Base juridique : article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD. Notre intérêt légitime est un fonctionnement sûr, stable et sans erreur du site.

Destinataire : notre hébergeur (centres de données situés dans l'Union européenne), sous-traitant, qui héberge nos serveurs et les journaux.

Transfert hors UE : aucun.

Durée de conservation : les journaux sont supprimés automatiquement après 14 jours, les lignes détaillées du diagnostic après 48 heures.

Numéro d'erreur : en cas de problème, nous affichons un numéro d'erreur. Il renvoie aux lignes de journal de cette opération. Si vous nous envoyez ce numéro, nous pouvons retrouver l'erreur. Nous relions alors votre message à ces lignes (section 15). Nous ne collectons pour cela aucune donnée nouvelle.

« Activer le diagnostic » : si vous cliquez vous-même sur « Activer le diagnostic », nous journalisons plus en détail, pendant 15 minutes, ce qui se passe dans cette session : étapes, durées, taille et type des fichiers et détails techniques des erreurs. Nous ne journalisons ni le nom ni le contenu de vos documents. Pour cela, nous plaçons un code aléatoire dans le stockage de cet onglet du navigateur. Il disparaît à la fermeture de l'onglet. Pendant ces 15 minutes, notre site nous envoie ce code afin que nous puissions rattacher les lignes de journal. Le diagnostic s'arrête de lui-même au bout de 15 minutes. L'activation est elle aussi journalisée. Nous supprimons les lignes de journal détaillées après 48 heures. Base juridique : article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD ; notre intérêt est de trouver les erreurs que vous nous signalez. Nous stockons le code parce que vous demandez vous-même cette fonction (article 82 de la loi Informatique et Libertés ; article 25, paragraphe 2, n° 2, TDDDG).

5. Gestion du nom de domaine (DNS)

La résolution du nom de domaine (DNS) est gérée par notre fournisseur DNS, établi aux États-Unis. Lorsque votre appareil résout l'adresse docuvoza.com, c'est en règle générale le serveur DNS de votre fournisseur d'accès qui interroge notre fournisseur DNS, et non votre appareil lui-même. Notre fournisseur DNS ne reçoit donc habituellement pas votre adresse IP.

6. Outils qui fonctionnent dans votre navigateur

Fonctionnement : fusionner, diviser, organiser, images en PDF, PDF en JPG, PDF en Word, scanner, annoter, filigrane, signer, remplir un formulaire, concepteur de formulaires, « Créer un document » et l'espace de travail traitent votre fichier entièrement sur votre appareil. Le fichier ne nous est pas transmis. Nous ne voyons ni son contenu ni son nom.

Exception pour les fichiers Office : si vous utilisez un fichier Word ou un autre fichier Office lors d'une fusion ou dans le concepteur de formulaires, nous convertissons ce fichier en PDF sur notre serveur. Ce fichier relève alors de la section 7 (envoi, suppression au plus tard après 60 minutes, décompte sur le quota). Le reste du traitement se déroule dans votre navigateur.

Exception pour la saisie vocale : si vous dictez avec « Parler » dans l'un de ces outils, votre enregistrement vocal est envoyé à notre serveur. Il y est transformé en texte et n'est pas conservé (section 10, saisie vocale). Votre fichier reste malgré tout dans votre navigateur.

Stockage dans votre navigateur : pour qu'un rechargement de la page ne fasse rien perdre, votre navigateur conserve une copie de travail de vos documents dans son stockage local. Elle est supprimée 7 jours après la dernière modification, ou immédiatement si vous choisissez « Recommencer ». Les signatures que vous choisissez de « mémoriser sur cet appareil » (3 au maximum), le brouillon de « Créer un document » ainsi que vos modèles favoris et récemment utilisés restent également uniquement dans votre navigateur jusqu'à ce que vous les supprimiez. Ces données ne quittent pas votre appareil ; nous n'y avons pas accès. Un récapitulatif figure à la section 14.

Remarque sur l'outil « Signer » : la signature est insérée dans le PDF sous forme d'image. Il s'agit d'une signature électronique simple : sans certificat, sans horodatage et sans vérification d'identité.

Base juridique : pour le stockage dans le navigateur, l'exemption pour les opérations strictement nécessaires à la fourniture du service que vous demandez expressément (article 82 de la loi Informatique et Libertés ; article 25, paragraphe 2, n° 2, de la loi allemande TDDDG, qui transposent l'article 5, paragraphe 3, de la directive 2002/58/CE). Ces outils ne nous transmettent aucune donnée personnelle.

7. Outils qui fonctionnent sur nos serveurs

Finalité : convertir (par exemple Word en PDF), compresser, protéger et déverrouiller nécessitent des logiciels qui ne fonctionnent pas dans un navigateur. Il en va de même pour la conversion de fichiers Office lors d'une fusion et dans le concepteur de formulaires (section 6).

Données : le fichier que vous envoyez (avec tout son contenu), le mot de passe saisi pour protéger ou déverrouiller, ainsi que des informations sur l'opération (voir ci-dessous).

Déroulement et durées de conservation :

• Le fichier est transmis de manière chiffrée, déposé chez notre fournisseur de stockage objet et de sauvegardes (centres de données dans l'UE, France) et traité sur nos serveurs chez notre hébergeur (centres de données situés dans l'Union européenne).
• Le fichier et le résultat sont supprimés au plus tard 60 minutes après l'envoi. Le bouton « Supprimer maintenant » sur le résultat les supprime immédiatement.
• Les mots de passe servant à protéger ou déverrouiller ne servent qu'à l'opération concernée. Ils sont conservés au plus 10 minutes dans une mémoire tampon sur nos serveurs dans l'UE, supprimés dès la fin de l'opération et ne figurent jamais dans notre base de données ni dans les journaux.
• Pour chaque opération, nous enregistrons dans notre base de données : l'outil, le statut, le nombre, le type, la taille et le nombre de pages des fichiers, les horodatages, le résultat de l'opération et l'identifiant du cookie dv_anon (section 8). Le nom et le contenu de votre fichier n'y sont pas enregistrés. Nous retirons l'identifiant 90 jours après l'opération ; il ne reste ensuite que des informations sans lien avec votre navigateur, à des fins de statistiques d'utilisation.
• Les sauvegardes de notre base de données (sans fichiers) sont conservées au plus 30 jours ; une suppression y prend effet au plus tard après 30 jours.

Contenu de vos fichiers : nous n'analysons pas les contenus et ne les consultons pas. Le traitement est automatisé et sert uniquement à l'opération que vous lancez. Veuillez n'envoyer que des fichiers que vous êtes autorisé à traiter. Si un fichier contient des catégories particulières de données personnelles (par exemple des données de santé) ou des données d'autres personnes, nous le traitons également uniquement pour exécuter l'opération lancée et le supprimons dans les délais indiqués ci-dessus. Docuvoza n'est pas un hébergeur certifié de données de santé au sens de l'article L1111-8 du code de la santé publique.

Base juridique : article 6, paragraphe 1, point b, du RGPD : vous nous demandez, dans le cadre des conditions d'utilisation, de traiter votre fichier. Pour les informations sur l'opération, article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD ; notre intérêt légitime est de décompter le quota, de détecter les abus et de comprendre les erreurs.

Destinataires : notre fournisseur de stockage objet et de sauvegardes (centres de données dans l'UE, France) et notre hébergeur (centres de données situés dans l'Union européenne), chacun en tant que sous-traitant. La conversion des fichiers Office utilise un logiciel que nous exploitons nous-mêmes sur ces serveurs ; aucun autre prestataire ne reçoit le fichier.

Transfert hors UE : aucun.

8. Quota gratuit, protection contre les abus et cookie « dv_anon »

Finalité : sans compte, les outils serveur et les fonctions d'IA sont gratuits dans une mesure limitée (pour le lancement 50 opérations par semaine, dont au plus 10 demandes d'IA ; après le lancement 15, dont au plus 3). Pour pouvoir le décompter et repousser les abus, nous avons besoin d'un identifiant de votre navigateur et nous limitons les demandes par adresse réseau.

Cookie dv_anon : lorsque vous lancez un outil serveur ou une fonction d'IA, notre serveur dépose le cookie dv_anon. Il contient un identifiant généré aléatoirement qui ne révèle rien sur vous. Il n'est lisible que par notre serveur (HttpOnly) et expire après 365 jours. Vous pouvez le supprimer à tout moment dans votre navigateur ; le quota repart alors de zéro pour ce navigateur, et une vérification supplémentaire (section 9) peut devenir nécessaire.

Autres données utilisées pour le décompte et la protection contre les abus :

• des compteurs d'opérations par identifiant et par semaine, qui expirent 7 jours après la fin de la semaine ;
• un compteur par adresse réseau et par semaine. Nous n'enregistrons pas votre adresse IP, mais une valeur de contrôle (hachage) calculée à partir de l'adresse IP avec une valeur secrète et qui change chaque semaine ; elle expire 7 jours après la fin de la semaine ;
• des limites à court terme par minute ou par heure, calculées à partir d'un hachage de l'adresse IP ou de l'identifiant ; elles expirent au plus tard après 1 heure (après 20 minutes au plus pour les demandes d'IA) ;
• des signaux de risque, par exemple si une page a été consultée avant l'opération, si le cookie est nouveau, si des demandes invalides se répètent ou si le navigateur est reconnaissable comme un script. Ils expirent après 1 heure à 2 jours au maximum. Nous examinons l'identifiant du navigateur (user agent) uniquement en mémoire vive, sans l'enregistrer ;
• si une adresse réseau est bloquée ou signalée pour abus, la mesure dure 24 heures. Nous consignons ce signalement avec le hachage de l'adresse et le motif ; ce registre est supprimé après 12 mois.

Base juridique :

• Pour le dépôt et la lecture du cookie : l'exemption pour les traceurs strictement nécessaires à la fourniture d'un service expressément demandé par l'utilisateur (article 82 de la loi Informatique et Libertés ; article 25, paragraphe 2, n° 2, TDDDG). Le cookie est indispensable pour vous fournir l'utilisation gratuite des outils serveur dans la limite du quota. C'est pourquoi nous ne le déposons qu'au lancement d'un tel outil et ne l'utilisons à aucune autre fin, notamment ni pour des statistiques ni pour de la publicité.
• Pour les autres traitements : article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD. Notre intérêt légitime est une offre gratuite équitable, qui ne soit pas épuisée par une utilisation automatisée ou abusive.

Destinataire : notre hébergeur (serveurs, mémoire tampon, base de données), sous-traitant.

Transfert hors UE : aucun.

9. Protection contre les accès automatisés

Finalité : lorsque vous lancez sans compte un outil serveur ou une fonction d'IA et qu'un des signaux de risque de la section 8 apparaît, nous vérifions, au moyen d'un service de protection contre les accès automatisés (fournisseur établi aux États-Unis), qu'une personne est à l'origine de la demande. En règle générale, les utilisateurs de bonne foi ne voient pas cette vérification. Sans signal de risque, ce service n'est pas chargé ; nous ne l'utilisons pas sur le formulaire « Être informé du lancement ».

Données : lors du chargement de ce service, votre navigateur se connecte aux serveurs du fournisseur. Le fournisseur traite votre adresse IP et des caractéristiques techniques de votre navigateur et de votre appareil, que le service lit dans votre navigateur. Notre serveur transmet le résultat de la vérification (jeton) et votre adresse IP au fournisseur pour le faire confirmer.

Base juridique : pour l'accès à votre terminal, l'exemption pour les traceurs strictement nécessaires (article 82 de la loi Informatique et Libertés ; article 25, paragraphe 2, n° 2, TDDDG) : la vérification n'intervient qu'en cas de signal de risque, pour protéger le service gratuit contre une exploitation automatisée. Pour les autres traitements, article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD ; notre intérêt légitime est la protection du service contre les abus.

Destinataire : un service de protection contre les accès automatisés (fournisseur établi aux États-Unis), sous-traitant.

Transfert hors UE : États-Unis, voir la section 17.

Durée de conservation : nous ne conservons pas le résultat de la vérification au-delà de l'opération. Chez le fournisseur, les données sont conservées aussi longtemps que nécessaire à la fourniture du service.

10. Fonctions d'IA (« Créer avec l'IA », « Modifier avec l'IA »)

Finalité : dans l'outil « Créer un document », vous pouvez demander à un système d'intelligence artificielle de proposer un projet de formulaire ou de document, ou de modifier un projet existant. L'utilisation est facultative.

Données : uniquement lorsque vous utilisez la fonction, nous envoyons votre description et, pour une modification, la structure du document avec ses textes (titre, introduction, intitulés, libellés, blocs de texte et valeurs par défaut) ainsi que les valeurs saisies par l'IA elle-même. Ces textes sont envoyés même si vous les avez rédigés vous-même. Ne sont pas envoyés : les valeurs que vous avez saisies vous-même dans les champs et tableaux, les photos, les signatures, les réponses d'autres personnes et votre en-tête. Merci de ne pas indiquer dans la description d'informations sur des personnes qui ne sont pas nécessaires au projet.

Prestataire : le modèle de langage est exploité par notre fournisseur d'IA (centres de données dans l'UE), en tant que sous-traitant. Celui-ci traite les données uniquement pour générer la proposition.

Chez nous : nous n'utilisons pas vos saisies pour l'entraînement. Pour qu'une nouvelle tentative ne soit pas décomptée deux fois, nous conservons la proposition terminée au plus 5 minutes dans une mémoire tampon sur nos serveurs dans l'UE. Nous ne journalisons que des informations sans contenu : modèle, nombre d'unités de texte traitées (jetons), coût, durée et résultat. Chaque demande d'IA compte pour une opération du quota (section 8) ; en cas de signal de risque, le service de protection contre les accès automatisés peut être chargé (section 9).

Signalement : les propositions portent la mention « Brouillon IA ». Elles sont générées par un système d'IA et peuvent contenir des erreurs. Vérifiez le contenu, les prix, les conditions et les mentions juridiques avant d'utiliser une proposition. L'IA ne prend aucune décision vous concernant.

Base juridique : article 6, paragraphe 1, point b, du RGPD : vous demandez expressément la proposition. Pour les journaux sans contenu, article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD (décompte du quota, contrôle des coûts, recherche d'erreurs).

Destinataires : notre fournisseur d'IA (centres de données dans l'UE), notre hébergeur (serveurs, mémoire tampon), chacun en tant que sous-traitant.

Transfert hors UE : aucun.

Durée de conservation : proposition en mémoire tampon : 5 minutes au plus ; journaux sans contenu : 14 jours ; chiffres agrégés de coûts et d'utilisation sans lien avec une personne : jusqu'à 400 jours. Chez le fournisseur d'IA : aussi longtemps que nécessaire à la fourniture du service.

Saisie vocale (« Parler »)

Finalité : vous pouvez dicter un texte au lieu de le taper. Le bouton microphone « Parler » se trouve dans « Créer avec l'IA » et à côté des champs de texte sur plusieurs lignes, dans le concepteur de formulaires et lors du remplissage. Nous transformons votre voix en texte et insérons ce texte dans le champ. L'utilisation est facultative. Vous n'avez pas besoin de compte.

Microphone : l'enregistrement ne commence que lorsque vous appuyez sur le bouton. Votre navigateur vous demande alors si notre site peut utiliser le microphone. Sans votre autorisation, nous n'enregistrons rien. Un enregistrement dure 90 secondes au plus. Vous pouvez l'arrêter avant. Nous ne stockons rien sur votre appareil pour cela.

Données : votre enregistrement vocal et le texte qui en résulte. L'enregistrement contient tout ce que vous dites. Il peut aussi contenir des informations sur d'autres personnes ou des données de santé, si vous les prononcez. Ne dites que ce qui a sa place dans le champ. Nous n'utilisons pas votre voix pour vous reconnaître ou vous identifier. Nous n'analysons pas non plus les émotions ou l'humeur.

Déroulement :

• Votre navigateur envoie l'enregistrement de façon chiffrée à notre serveur. Un enregistrement ne peut pas dépasser 3 Mo.
• Notre serveur transmet l'enregistrement au service qui transforme la voix en texte. Ce service fonctionne soit sur nos propres serveurs dans l'UE, soit chez notre fournisseur d'IA dans l'UE.
• Le texte revient dans le champ. Vous pouvez le vérifier et le modifier.
• Dans « Créer avec l'IA », le texte n'est envoyé à l'IA que lorsque vous envoyez vous-même la demande d'IA (voir ci-dessus).
• Les saisies vocales sont décomptées du quota gratuit selon le temps de parole (section 8). Pour cela, nous enregistrons, avec l'identifiant du cookie dv_anon, le temps de parole qu'il vous reste, en secondes. Aucun contenu n'est enregistré. En cas de signal de risque, la vérification de protection contre les accès automatisés peut être chargée (section 9).

Conservation chez nous : nous traitons l'enregistrement et le texte uniquement en mémoire vive. Nous ne conservons ni l'un ni l'autre. Nous ne les inscrivons pas dans les journaux. Nous ne journalisons que des informations sans contenu, par exemple la durée, la taille et le résultat. Nous n'utilisons pas vos enregistrements pour l'entraînement.

Chez le fournisseur d'IA : si la transformation a lieu chez notre fournisseur d'IA, celui-ci traite l'enregistrement en tant que sous-traitant. Selon son contrat, il ne conserve pas le contenu des demandes, ne l'inscrit pas dans des journaux et ne l'utilise pas pour entraîner ses modèles. Il existe une exception : si une demande révèle une erreur ou un soupçon d'abus, il peut conserver temporairement son contenu complet. L'enregistrement en fait alors partie. Selon ses informations publiques, il le conserve 2 semaines au plus. Il n'utilise ce contenu que pour trouver la cause ou une faille de sécurité.

Base juridique : article 6, paragraphe 1, point b, du RGPD : vous déclenchez vous-même la transformation. Pour les journaux sans contenu, article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD (quota, contrôle des coûts, recherche d'erreurs). Pour l'accès au microphone, article 82 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et § 25, paragraphe 2, point 2, de la loi allemande TDDDG : nous ne l'utilisons que lorsque vous appuyez sur le bouton et uniquement pour la fonction demandée.

Destinataires : selon le réglage, notre hébergeur (centres de données dans l'UE, nos propres serveurs) ou notre fournisseur d'IA (centres de données dans l'UE), chacun en tant que sous-traitant.

Transfert hors UE : aucun.

Durée de conservation : nous ne conservons ni l'enregistrement ni le texte. Temps de parole restant : jusqu'à 365 jours après votre dernière saisie vocale. Journaux sans contenu : 14 jours. Chez le fournisseur d'IA : uniquement les demandes révélant une erreur ou un soupçon d'abus, temporairement (selon ses indications, 2 semaines au plus).

Caractère obligatoire : aucun. Vous pouvez toujours taper le texte.

11. « Être informé du lancement » : liste d'attente et candidature à la bêta

Finalité : le formulaire « Être informé du lancement » vous permet (a) de vous inscrire sur la liste d'attente pour être informé par e-mail du lancement des comptes Docuvoza et de Signovoza pour tous, ou (b) de candidater à la bêta pour recevoir une invitation et des nouvelles sur la bêta et le lancement. La bêta ne commencera que lorsque la future société exploitera Docuvoza (section 24). Si vous y consentez, nous vous écrivons aussi :

• pour vous demander votre avis, par exemple par un court questionnaire ou un court entretien ;
• une seule fois au maximum, pour vous proposer de laisser un avis public facultatif sur une plateforme d'avis. Cette demande est envoyée à toutes les personnes qui ont consenti, et pas seulement aux utilisateurs satisfaits. Aucune contrepartie n'est offerte pour un avis.

Vos informations sur votre activité, la taille de votre équipe et votre pays nous servent à choisir les bêta-testeurs de façon ciblée, par exemple dans différents pays et secteurs. La façon dont vous nous avez connus et un éventuel code partenaire ou de campagne nous servent à voir par quels canaux les gens nous trouvent.

Données :

• Informations obligatoires : adresse e-mail, langue, votre choix (liste d'attente ou bêta), domaine d'activité ou secteur (pour « Autre », votre propre texte), taille de l'équipe, pays, votre consentement et la version du texte de consentement ; pour la bêta, en outre, votre nom.
• Informations facultatives : la façon dont vous nous avez connus ; pour la bêta, l'usage envisagé.
• Code partenaire ou de campagne : si vous arrivez sur notre page par un lien contenant un tel code (par exemple d'un partenaire ou d'une campagne), nous reprenons ce code depuis l'adresse de la page dans votre inscription. Nous ne déposons pour cela aucun cookie et n'enregistrons rien dans votre navigateur.
• Notre prestataire d'envoi d'e-mails et de SMS enregistre également la date et l'heure de votre inscription et de votre confirmation.

Où se trouvent les données : toutes ces informations sont conservées uniquement chez notre prestataire d'envoi d'e-mails et de SMS (UE), comme attributs de votre contact. Elles ne figurent ni dans notre propre base de données ni dans nos journaux.

Double opt-in : pour que personne ne puisse inscrire l'adresse d'un tiers, vous recevez d'abord un e-mail contenant un lien de confirmation. Vous n'êtes inscrit qu'après avoir cliqué sur ce lien. L'inscription passe directement par ce prestataire. Pour prévenir les abus, nous limitons le nombre d'inscriptions par adresse et par réseau ; nous ne conservons à cet effet que des valeurs de contrôle (hachages) de courte durée.

Base juridique : votre consentement (article 6, paragraphe 1, point a, du RGPD ; pour les e-mails, également article L34-5 du code des postes et des communications électroniques et article 7, paragraphe 2, n° 2, de la loi allemande contre la concurrence déloyale, UWG). Cela vaut aussi pour les demandes d'avis et la demande d'avis public : elles constituent de la prospection et ne sont donc permises qu'avec votre consentement. Nous conservons la preuve de votre consentement sur la base de l'article 6, paragraphe 1, point c, combiné à l'article 7, paragraphe 1, du RGPD.

Caractère facultatif : l'inscription est facultative. Sans les informations obligatoires et votre consentement, nous ne pouvons pas vous inscrire ; vous pouvez néanmoins utiliser tous les outils.

Retrait du consentement : vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, pour l'avenir, via le lien de désinscription présent dans chaque e-mail ou par message à privacy@docuvoza.com. Le retrait ne remet pas en cause la licéité du traitement effectué auparavant.

Transmission à la future société : par le texte de consentement, vous acceptez que vos informations soient transmises à la future entreprise du titulaire qui poursuivra Docuvoza. Les détails figurent à la section 24.

Destinataire : notre prestataire d'envoi d'e-mails et de SMS (UE), sous-traitant, qui envoie les e-mails de confirmation et d'information et gère les listes.

Transfert hors UE : Le prestataire traite les données dans l'UE. Nous ne prévoyons aucun transfert vers des pays tiers. Si le prestataire recourt à ses propres sous-traitants ultérieurs situés hors de l'UE, il doit assurer à cet effet des garanties appropriées conformément à l'article 28, paragraphe 4, et aux articles 44 et suivants du RGPD.

Durée de conservation :

• Les inscriptions non confirmées sont supprimées après 30 jours.
• Les inscriptions confirmées sont supprimées lorsque vous vous désinscrivez, au plus tard 3 mois après le lancement général (comptes pour tous). Les candidatures à la bêta qui n'aboutissent pas à une invitation sont supprimées au plus tard au lancement général.
• La suppression se fait automatiquement via l'interface de notre prestataire.
• Ce qui reste après la suppression : pour pouvoir démontrer votre consentement, seuls restent chez le prestataire votre adresse e-mail sur une liste d'opposition, la date et l'heure de votre inscription et de votre confirmation et la version du texte de consentement. Toutes les autres informations sont supprimées : nom, domaine d'activité, taille de l'équipe, pays, source, code partenaire ou de campagne et usage envisagé. Cette preuve est conservée 3 ans après la fin de l'année au cours de laquelle le consentement prend fin. La liste d'opposition garantit aussi que vous ne recevez plus d'e-mails.

Âge minimum : vous pouvez vous inscrire seul à partir de 15 ans (article 45 de la loi Informatique et Libertés). En dessous de 15 ans, l'inscription nécessite votre consentement conjoint avec celui du ou des titulaires de l'autorité parentale.

Phase pilote et citations sur notre site

Avant la bêta, quelques entreprises essaient Docuvoza et en parlent avec nous (phase pilote). Il n'y a pour cela ni code ni crédit. Nous prenons des notes de ces échanges sans nom.

Nous ne publions sur notre site la citation d'une personne de la phase pilote que si elle l'a autorisée par écrit, par e-mail ou via un formulaire. La citation figure alors avec son nom, son activité et sa ville, et avec la mention « Testeur pilote avec accès gratuit ». Nous enregistrons la version du texte d'autorisation que la personne a confirmée et la date. L'autorisation est facultative. Vous pouvez la retirer à tout moment, par exemple par e-mail à privacy@docuvoza.com. Nous retirons alors la citation de notre site.

Base juridique : votre consentement (article 6, paragraphe 1, point a, du RGPD). Destinataires : la citation est publique. L'autorisation est conservée dans notre messagerie ou chez notre prestataire d'envoi d'e-mails et de SMS (UE), chacun en tant que sous-traitant. Durée de conservation : la citation jusqu'au retrait ; la preuve de l'autorisation (texte, version, date) 3 ans après la fin de l'année au cours de laquelle la citation est retirée.

12. Statistiques d'utilisation sans reconnaissance du navigateur

Finalité : sur nos propres serveurs, nous comptons les pages consultées et des étapes comme « outil lancé » ou « résultat téléchargé ». Nous voyons ainsi quels outils sont utilisés, ce qui ne fonctionne pas et de quels pays viennent nos visiteurs.

Données : nom de l'événement, page consultée sans paramètres, informations techniques simples sur l'événement (par exemple l'outil), horodatage et pays (code pays), que nous déduisons de votre adresse IP. Nous n'enregistrons aucun identifiant de votre navigateur (pas non plus celui du cookie dv_anon), ni adresse IP, ni identifiant du navigateur, ni noms de fichiers, ni contenus. Nous ne déposons aucun cookie à des fins de statistiques et n'enregistrons rien dans votre navigateur. Nous n'utilisons aucun outil de mesure d'audience d'un autre prestataire.

Pays et robots : un script de notre page envoie l'événement à notre serveur. Comme pour toute consultation d'une page, votre navigateur transmet alors votre adresse IP et son identifiant (user agent). Nous les utilisons brièvement, à la réception, et seulement pour deux choses :

• Écarter les robots : nous supprimons les événements provenant de robots et d'explorateurs de moteurs de recherche. Nous ne comptons que les navigateurs qui ont exécuté le script de notre page, le cas échéant seulement après un court temps passé sur la page ou après une action.
• Déterminer le pays : nous utilisons pour cela une base de données des pays installée sur nos propres serveurs. Aucun autre prestataire ne reçoit votre adresse IP à cette fin.

Nous ne conservons que le code pays. Nous supprimons immédiatement l'adresse IP et l'identifiant du navigateur, sans les enregistrer. Nous ne vous reconnaissons pas, ni le même jour ni plus tard.

Base juridique : article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD. Nos intérêts légitimes : améliorer le service, savoir combien de personnes nous atteignons dans quels pays et exclure les accès automatisés des statistiques. Les événements enregistrés ne peuvent être rattachés à aucune personne. Il s'agit d'une mesure d'audience qui ne produit que des statistiques agrégées pour notre propre usage. Vous pouvez vous y opposer (section 20).

Destinataire : notre hébergeur (serveurs, base de données), sous-traitant.

Durée de conservation : les événements individuels avec code pays sont supprimés après 90 jours ; il ne reste ensuite que des totaux journaliers par pays.

Statistiques de recherche : nous utilisons aussi des statistiques agrégées d'un moteur de recherche sur la façon dont les internautes nous trouvent par la recherche (par exemple termes recherchés, clics et pays). Ces chiffres proviennent des propres données du moteur de recherche. Notre site ne lui transmet aucune donnée à cette fin.

13. Polices et contenus d'autres prestataires

Les polices de caractères sont servies depuis nos propres serveurs ; la consultation de Docuvoza n'établit aucune connexion avec des fournisseurs de polices d'autres entreprises. Hormis le service de protection contre les accès automatisés (section 9), nos pages ne chargent à ce stade aucun script, aucune image ni aucun autre contenu d'autres prestataires, aucun module de réseaux sociaux, aucune carte et aucune vidéo.

14. Cookies et stockage dans le navigateur – récapitulatif

Nous ne déposons aucun cookie de suivi, aucun cookie publicitaire et aucun cookie d'autres prestataires. C'est pourquoi nous n'affichons pas de bandeau de consentement. Tous les éléments ci-dessous sont strictement nécessaires à des fonctions que vous utilisez vous-même (article 82 de la loi Informatique et Libertés ; article 25, paragraphe 2, n° 2, TDDDG).

Les éléments du stockage local ne nous sont pas transmis. Exception : pendant les 15 minutes, notre site nous envoie le code de diagnostic (section 4). Vous pouvez les supprimer à tout moment dans les réglages de votre navigateur.

Microphone : pour la saisie vocale, notre site n'accède à votre microphone que si vous appuyez sur le bouton « Parler » et l'autorisez dans votre navigateur. Nous ne stockons rien sur votre appareil pour cela. Vous pouvez retirer cette autorisation à tout moment dans les réglages de votre navigateur.

15. Contact par e-mail et formulaire de contact

Vous pouvez nous joindre par e-mail à contact@docuvoza.com ou privacy@docuvoza.com, ou via notre formulaire de contact (docuvoza.com/fr/contact).

Finalité : nous traitons vos informations pour répondre à votre demande. Le formulaire vous permet aussi de nous signaler un contenu illicite (thème « Signaler un contenu illicite (DSA) »).

Données : votre adresse e-mail, votre nom si vous l'indiquez, le contenu de votre message et les horodatages. Pour le formulaire, en outre le thème choisi, la langue de la page et un numéro de référence du message. Pour la protection contre les abus, nous traitons brièvement votre adresse IP.

Fonctionnement du formulaire :

• Nous n'enregistrons votre message ni dans notre base de données ni dans nos journaux.
• Notre serveur transmet le message, via une file d'attente, à notre prestataire d'envoi d'e-mails et de SMS. Celui-ci le remet à notre boîte de réception : le thème « Protection des données » à privacy@docuvoza.com, tous les autres à contact@docuvoza.com. Votre adresse e-mail figure comme adresse de réponse.
• Vous recevez automatiquement un accusé de réception avec le numéro de référence. Pour les signalements de contenus illicites, il indique la date et l'heure de réception. Il ne reprend pas votre message.
• Nous supprimons l'ordre d'envoi dès que notre prestataire d'envoi d'e-mails et de SMS a accepté l'e-mail. Si l'envoi échoue définitivement, nous le supprimons après 7 jours.
• Protection contre les abus : nous limitons le nombre de messages par navigateur, par adresse IP et par adresse e-mail. Pour cela, nous conservons des valeurs de hachage salées de l'adresse IP et de l'adresse e-mail pendant 24 heures au plus dans une mémoire tampon. Un champ invisible détecte les saisies automatiques. Uniquement en cas de signal de risque, nous demandons une vérification de sécurité (section 9).

Base juridique :

• Article 6, paragraphe 1, point b, du RGPD si votre demande concerne l'utilisation de Docuvoza ; à défaut, article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD. Notre intérêt légitime est de répondre aux demandes.
• Demandes d'exercice de vos droits : article 6, paragraphe 1, point c, du RGPD, combiné aux articles 12 à 22 du RGPD.
• Signalements de contenus illicites et accusé de réception correspondant : article 6, paragraphe 1, point c, du RGPD, combiné à l'article 16 du règlement (UE) 2022/2065 (règlement sur les services numériques, DSA). Réclamations contre notre décision : article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD.
• Accusé de réception pour les autres thèmes et protection contre les abus : article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD. Notre intérêt légitime est de vous confirmer la réception et de protéger le formulaire contre le spam.

Destinataires : en tant que sous-traitants, notre prestataire d'envoi d'e-mails et de SMS (message et accusé de réception), notre fournisseur de messagerie (boîte de réception), notre hébergeur (serveurs et mémoire tampon) et, uniquement en cas de signal de risque, le service de protection contre les accès automatisés (États-Unis, sections 9 et 17).

Durée de conservation :

• Formulaire : rien dans notre base de données. Ordre d'envoi jusqu'à son acceptation par notre prestataire d'envoi d'e-mails et de SMS, 7 jours au plus. Valeurs de hachage pour la protection contre les abus : 24 heures au plus.
• Messages dans notre boîte de réception (e-mail et formulaire) : nous les supprimons 6 mois après leur traitement définitif. Plus longtemps uniquement en cas d'obligation légale de conservation (par exemple 6 ans pour la correspondance commerciale pertinente sur le plan fiscal selon l'article 147 du code fiscal allemand, AO).
• Demandes d'exercice de droits : 3 ans à compter de la fin de l'année de leur traitement, à titre de preuve.
• Signalements de contenus illicites et réclamations contre notre décision : 3 ans à compter de la fin de l'année de notre décision. Cela nous permet de justifier notre action.

Obligation de fournir des données : pour le formulaire, nous avons besoin de votre adresse e-mail et de votre message. Sans eux, nous ne pouvons pas vous répondre. Votre nom est facultatif.

16. Destinataires et sous-traitants

Nous ne communiquons vos données qu'aux prestataires dont nous avons besoin pour exploiter le service. Ils agissent en tant que sous-traitants, sur nos instructions, sur la base d'un contrat conforme à l'article 28 du RGPD.

Pour les demandes par e-mail et via le formulaire de contact, nous faisons en outre appel à notre fournisseur de messagerie (boîte de réception) en tant que sous-traitant (section 15).

Nous vous communiquons sur demande l'identité de chacun des destinataires (contact : privacy@docuvoza.com).

Les autorités et juridictions ne reçoivent des données que si une loi nous y oblige. Nous ne vendons aucune donnée.

17. Transferts vers des pays tiers

En règle générale, nous traitons vos données dans l'UE. L'exception est le fournisseur de notre DNS et du service de protection contre les accès automatisés, établi aux États-Unis (sections 5 et 9). Le transfert repose sur la décision d'adéquation de la Commission européenne relative au cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework ; décision d'exécution (UE) 2023/1795 du 10 juillet 2023, article 45 du RGPD), dans la mesure où ce fournisseur est certifié à ce titre, et à défaut sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision d'exécution (UE) 2021/914 ; article 46, paragraphe 2, point c, du RGPD). Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties sur demande aux coordonnées indiquées à la section 1.

18. Durées de conservation – récapitulatif

19. Vos droits

Vous disposez des droits suivants :

• droit d'accès à vos données (article 15 du RGPD) ;
• droit de rectification des données inexactes (article 16 du RGPD) ;
• droit à l'effacement (article 17 du RGPD) ;
• droit à la limitation du traitement (article 18 du RGPD) ;
• droit à la portabilité des données que vous nous avez fournies sur la base d'un consentement ou d'un contrat (article 20 du RGPD) ;
• droit d'opposition aux traitements fondés sur l'intérêt légitime (article 21 du RGPD, voir section 20) ;
• droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès (article 85 de la loi Informatique et Libertés, voir section 22).

Vous pouvez retirer un consentement à tout moment, pour l'avenir (article 7, paragraphe 3, du RGPD).

Pour exercer vos droits, écrivez à privacy@docuvoza.com ou par courrier à l'adresse indiquée à la section 1. Nous répondons dans un délai d'un mois ; ce délai peut être prolongé de deux mois pour les demandes complexes, auquel cas nous vous en informons (article 12, paragraphe 3, du RGPD).

Comme il n'existe pas de compte, nous ne pouvons souvent pas rattacher les données relatives aux opérations à une personne sans informations complémentaires (article 11 du RGPD). Si vous souhaitez exercer vos droits sur ces données, indiquez-nous l'identifiant figurant dans le cookie dv_anon de votre navigateur et la période approximative d'utilisation.

20. Droit d'opposition

Lorsque nous traitons des données sur la base de l'article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD (sections 4, 5, 7 à 10, 12 et 15), vous pouvez vous y opposer à tout moment pour des raisons tenant à votre situation particulière (article 21, paragraphe 1, du RGPD). Nous cessons alors le traitement, sauf si nous démontrons qu'il existe des motifs légitimes et impérieux qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou si le traitement est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice. Adressez votre opposition à privacy@docuvoza.com.

21. Réclamation auprès d'une autorité de contrôle

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de toute autorité de contrôle de la protection des données, notamment dans l'État membre de l'UE où se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu de la violation alléguée (article 77 du RGPD).

Si vous résidez en France, vous pouvez vous adresser à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.

L'autorité compétente pour nous est le Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, Allemagne (adresse postale : Postfach 1349, 91504 Ansbach), téléphone +49 981 180093-0, poststelle@lda.bayern.de, www.lda.bayern.de.

22. Sort de vos données après votre décès

Conformément à l'article 85 de la loi Informatique et Libertés, vous pouvez définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès, et désigner une personne chargée de leur exécution. Ces directives peuvent être générales (déposées auprès d'un tiers de confiance numérique certifié par la CNIL) ou particulières (adressées à nous).

En l'absence de directives particulières, vos données sont supprimées selon les durées indiquées à la section 18 ; votre inscription à la liste d'attente ou à la bêta prend fin au plus tard aux échéances qui y sont mentionnées. Vous pouvez à tout moment nous indiquer, par message à privacy@docuvoza.com, si vous souhaitez qu'après votre décès vos données soient communiquées à un tiers que vous désignez, ou qu'elles soient supprimées. Vous pouvez modifier ou révoquer ces directives à tout moment.

23. Devez-vous fournir des données ?

Vous n'êtes soumis à aucune obligation légale ou contractuelle de nous fournir des données. Les outils du navigateur ne nécessitent aucune donnée de votre part. Pour les outils serveur et les fonctions d'IA, nous devons traiter le fichier ou les saisies et décompter votre quota ; à défaut, vous ne pouvez pas utiliser ces fonctions. La saisie vocale est facultative ; vous pouvez toujours taper le texte. Pour « Être informé du lancement », nous avons besoin de votre adresse e-mail, de votre domaine d'activité, de la taille de votre équipe, de votre pays et de votre consentement, et pour la bêta également de votre nom ; la façon dont vous nous avez connus est facultative. Pour le formulaire de contact, nous avons besoin de votre adresse e-mail et de votre message ; votre nom est facultatif.

24. Transmission à une société du titulaire

Le titulaire fonde une société de droit allemand sous la forme d'une UG (haftungsbeschränkt), société à responsabilité limitée, appelée à exploiter Docuvoza. Au moment de la transmission, cette société deviendra responsable du traitement.

• Inscriptions « Être informé du lancement » : elles sont transmises à la société afin qu'elle puisse vous informer comme vous l'avez souhaité. La base juridique est votre consentement, qui couvre cette transmission (article 6, paragraphe 1, point a, du RGPD), et notre intérêt légitime à la poursuite du service (article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD).
• Autres données (par exemple journaux et informations sur les opérations pendant leur durée de conservation) : elles sont transmises dans la mesure où la société en a besoin pour l'exploitation ; base juridique : article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD.
• Information préalable : nous vous informerons au moins 6 semaines avant la transmission, avec la dénomination et l'adresse de la société, par e-mail (si vous êtes inscrit) et sur cette page. Vous pouvez vous opposer à la transmission de vos données ou vous désinscrire jusqu'à la date de transmission ; nous supprimerons alors vos données au lieu de les transmettre.

25. Aucune décision automatisée

Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques à votre égard ou vous affectant de manière significative de façon similaire (article 22 du RGPD), et nous ne créons pas de profil vous concernant. Les limites contre les abus (sections 8 et 9) s'appliquent à tous de la même façon : lorsque le quota est atteint ou qu'un signal de risque apparaît, vous ne pouvez temporairement plus utiliser les outils serveur, ou seulement après une vérification. Les outils du navigateur restent toujours utilisables. Si vous estimez avoir été limité à tort, écrivez-nous ; une personne examinera votre demande.

26. Modifications de cette politique

Nous adaptons cette politique lorsque le service, les prestataires utilisés ou le droit évoluent, par exemple lors de l'introduction des comptes ou des paiements. La version applicable est celle affichée ici avec sa date et son numéro de version. Les versions antérieures vous sont communiquées sur demande. Nous vous informons par e-mail des modifications importantes qui concernent votre inscription à « Être informé du lancement ».

Version 1.7.2 en vigueur au 1er décembre 2026